T.C.

TRABZON ÜNİVERSİTESİ
TURİZM VE OTELCİLİK MESLEK YÜKSEKOKULU

GÖRÜŞME VE TOPLANTI USUL VE ESASLARI

1. Amaç

Bu esasların amacı; yüksekokul bünyesindeki yöneticilerin, akademik personelin ve öğretim elemanlarının öğrencilerle yapacakları görüşmelerin planlanması, yürütülmesi ve raporlanmasına ilişkin esas ve usulleri belirlemek; ayrıca idari toplantıların düzenli, etkili ve verimli şekilde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

2. Kapsam

Bu esaslar, Trabzon Üniversitesi bünyesinde yer alan yüksekokulda görev yapan müdür, müdür yardımcıları, bölüm başkanları, program başkanları ve öğretim elemanlarının tamamını kapsar.

3. Tanımlar

a) Müdür: Yüksekokulun en üst yöneticisidir.

b) Müdür Yardımcısı: Müdür tarafından verilen görevleri yerine getirir ve müdüre yardımcı olur.

c) Bölüm Başkanı: İlgili akademik bölümün akademik ve idari işleyişinden sorumludur.

d) Öğretim Elemanı: Yüksekokulda görev yapan tüm öğretim üyeleri ile öğretim görevlilerini kapsar.

e) Öğrenci Görüşmesi: Öğrenci ile akademik personel arasında danışmanlık, bilgilendirme veya yönlendirme amaçlı yapılan planlı toplantıdır.

4. Öğrenci Görüşmeleri

4.1. Müdür ve Müdür Yardımcıları, her eğitim-öğretim yarıyılının başında ve sonunda öğrencilerle bilgilendirme ve danışma niteliğinde görüşmeler gerçekleştirir.

4.2. Müdür her dönem için öğrencilere açık olacak şekilde haftada en az bir gün görüşme günü ve saati belirler ve bu bilgiyi öğrencilere duyurur.

4.3. Bölüm Başkanları, her yarıyılın başında ve sonunda öğrencilerin akademik süreçleriyle ilgili değerlendirme ve yönlendirme toplantıları düzenler.

4.4. Öğretim Elemanları, her hafta öğrencilerine açık olacak şekilde en az bir görüşme günü ve saati belirler ve bu bilgiyi öğrencilere duyurur.

4.5. Öğretim Elemanları, öğrencilerle yaptıkları görüşmeleri dönem sonlarında raporlayarak bölüm başkanlığına iletir.

4.6. Öğrenci görüşmeleri yüz yüze veya çevrim içi olarak yapılabilir.

4.7. Öğrenci görüşmelerinin yıllık raporu bölüm başkanları tarafından müdürlüğe iletilir.

5. İdari Toplantı ve Görüşmeler

5.1. Müdür, Müdür Yardımcıları ve Bölüm Başkanları ayda bir kez düzenli idari toplantı yapar.

5.2. Müdür, idari personelle her dönem en az bir kez olmak üzere düzenli ve gerektiğinde çağrı halinde idari toplantı yapar.

5.3. Müdür her dönem için idari personel, yönetim kadrosu ve öğretim elemanları için haftada en az bir gün görüşme günü ve saati belirler ve bu bilgiyi duyurur

5.4. Müdür’ün başkanlığında, Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkanları ve birim öğretim elemanları her dönem başında ve sonunda olmak koşuluyla en az 2 toplantı yapar.

5.5. Toplantının gündemi en az üç gün önce tüm katılımcılara bildirilir.

5.6. Toplantı sonunda alınan kararlar tutanak haline getirilir ve ilgili birimlerle paylaşılır.

5.7. Gerek görüldüğünde olağanüstü toplantı çağrısı yapılabilir.

6. Bölüm ve Yönetim Kurulu Toplantıları

6.1. Müdür başkanlığında her dönem başında ve sonunda olmak koşuluyla en az 2 yüksekokul ve yönetim kurul toplantısı yapar. Birimin işleyişine ilişkin gerekli görülen her durumda en az 1 gün önceden bilgi vermek koşuluyla yüksekokul ve yönetim kurulu toplanabilir.

6.2. Bölüm başkanlarının başkanlığında her dönem başında ve sonunda olmak koşuluyla en az 2 bölüm kurul toplantısı yapar. Bölüm işleyişine ilişkin gerekli görülen her durumda en az 1 gün önceden bilgi vermek koşuluyla toplanabilir.

6.3. Müdür başkanlığında danışma kurulu her dönem en az 1 kez olmak üzere en az 2 kere toplanır

7. Sorumluluklar

7.1. Müdür, bu esasların uygulanmasından ve denetlenmesinden sorumludur.

7.2. Bölüm Başkanları, öğretim elemanlarının görüşme saatlerini belirleyip ilan etmesini sağlar.

7.3. Öğretim Elemanları, ilan ettikleri görüşme saatlerine uygun şekilde öğrencilerle görüşür.

7.4. Öğrenciler, kendileri için belirlenen görüşme saatlerine riayet eder ve gerekli durumlarda öğretim elemanına önceden bilgi verir.

8. Yürürlük

Bu esaslar, müdürlük onayıyla yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

9. Yürütme

Bu hükümleri Trabzon Üniversitesi Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokul Müdürü yürütür.